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印章知識

印章的使用和管理

發布時間: 2016-10-09 19:42   762 次瀏覽

 印章是單位合法存在的標志、權力的象征。為保證印章使用的合法性,可靠性和嚴肅性,有效地維護單位利益,杜絕不良行為發生,因此,印章的管理和使用應該都有相應的條例約束。

一、黨政機關職能部門印章的使用管理制度

印章是公文的重要內容之一,公文只有用印后才能生效,各單位(部門)應嚴肅認真地做好印章管理、使用工作。

1.國家行政機關和企業事業單位、社會團體的印章,如因單位撤銷、名稱改變或換用新印章而停止使用時,應及時送交印章制發機關封存或銷毀,或者按公安部會同有關部門另行制定的規定處理。

2.單位(部門)對印章要嚴格管理,使用印章,必須經本單位領導人批準。使用印章必須嚴格審批手續,不得亂用、濫用印章。

3.單位(部門)印章的使用范圍,應根據各自的職權范圍來確定,不得超越權限使用。

二、公司(企業)印章使用管理制度

(一).印章是公司經營管理活動中行使職權,明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具,印章的管理應做到分散管理、相互制約,為明確使用人與管理人員的責權,特制定如下公司印章使用與管理條例。

(二).公司印章包括:公章、法人私章、合同章、財務章、發票章及各職能部門章。

(三).印章的使用

1、公章使用管理制度
(1)、公章由企業總經理指定專人負責管理,并掌握使用。使用公章一律登記,要由經辦人簽字。
(2)、以公司名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等,經總經理審閱批準后方可加蓋公章并嚴格登記手續。
(3)、企業公章不外借,主管人不在時由總經理指定人代管,雙方做好交接手續。
(4)、企業員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等,需用單位介紹信,由總經理批準并嚴格登記手續。
(5)、任何人不得以任何借口要求在空白書面上加蓋公章。
(6)、凡私蓋公章或利用公章舞弊者,一經發現給予嚴厲懲處。
2、合同章使用管理制度

(1)、合同專用章由財務部專人保管,任何部門、人員不得借用、代用合同章,違反規定造成的后果,由印章保管人負責。發生遺失,應及時報告處理。
(2)、凡在授權范圍內洽談的合同,經總經理同意方可成立。經法定代表人或法人代表審核、簽字后,在財務部蓋章,并嚴格按照登記手續進行登記備案。
(3)、未經總經理批準,沒有法定代表人或法人代表審核、簽字或者空白合同上不得加蓋合同專用章,否則由當事人承擔一切經濟損失,并追究其刑事責任。
(4)、凡私蓋合同專用章或利用合同專用章營私舞弊者,一經發現給予嚴厲懲處。
3、財務專用章、法人章使用管理制度
(1)、財務專用章和法人章要由財務負責人負責保管并掌握使用。
(2)、財務專用章和法人章不能交給銀行出納員自行保管和使用。
(3)、除正常的財務需要用財務專用章和法人章外,其他事項需用必須經過財務負責人報請公司總經理批準并征得法人本人同意后方可使用并嚴格登記手續。凡私蓋章者一經發現給予嚴厲懲處。
(4)、任何人不得以任何借口在空白書面上加蓋財務專用章和法人章。
4、發票專用章使用管理制度
發票專用章由會計人員負責保管并掌握使用,發票專用章用于加蓋增值稅專用發票,財務部門在收到貨款,驗證購貨方“一般納稅人資格證書”后給其開具增值稅專用發票并蓋發票專用章。
5、公司各類印章的保管
(1)、公司行政印章、法人印、合同專用章統一由總經辦指定專人保管。
(2)、各類對外業務專用章由各部門領導明確部門保管人和責任人,并指定專人保管。
(3)、黨工團組織印章由總經辦領導明確其保管人和責任人。
(4)、如印章保管人和責任人變更,需填寫印章保管人變更申請表,交到管理部備案。
(5)、印章須妥善保管,如不慎丟失要及時向相關部門報告說明,并采取適當方式聲明作廢。對亂用或嚴重失職加蓋印章,丟失印章的部門和個人要追究相應責任。

 


 

 
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